Digitalização Docs: Simplifique a Organização do Seu Imóvel

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Digitalização Docs: Simplifique a Organização do Seu Imóvel

Digitalização de Documentos: Simplifique a Organização do Seu Imóvel

 

Na implantação e uso de software de gerenciamento de documentos, criamos a mudança de paradigma há muito necessária para o gerenciamento de informações no setor imobiliário: uma mudança em que as organizações não enfatizam mais a acumulação de grandes quantidades de informações, mas sim a aquisição e aproveitamento de insights dessas informações. Embora os serviços de digitalização de documentos e o software de gerenciamento de documentos tenham se mostrado uma maneira poderosa de as empresas gerenciarem seus documentos com mais eficiência, muitas organizações ainda estão sobrecarregadas com papelada e ainda não adotaram a transformação digital.

 

As empresas podem hesitar em mudar para a digitalização de documentos, tendo usado apenas sistemas de armazenamento de arquivos em papel no passado. Empresas experientes em digitalização de documentos simplificarão a transição: garantirão que seu software de gerenciamento de documentos seja implementado corretamente e que sua equipe tenha sido treinada adequadamente para se sentir confortável em um novo sistema. Uma empresa de digitalização de documentos de qualidade dividirá um grande projeto de digitalização em grupos organizados de tarefas menores e será capaz de fazer o trabalho pesado (literal e figurativamente).

 

Os scanners de documentos profissionais são rápidos, eficientes, precisos e seguros, mas pode ser difícil encontrar uma empresa de digitalização local que assuma seu projeto específico no prazo. Contratar uma empresa para digitalizar seus documentos e transformar arquivos em papel em versões digitais melhorará o fluxo de trabalho, melhorará a eficiência e permitirá que seus funcionários se concentrem no que fazem melhor - seus trabalhos. Ao digitalizar seus documentos para arquivos digitais, você está desbloqueando alguns benefícios significativos para sua organização.

 

Ao digitalizar documentos e armazená-los em um arquivo digital, você facilita todas as suas preocupações de armazenamento. Ter seus documentos digitalizados significa que você pode enviá-los por e-mail ou online, o que significa que você não precisa mais duplicar, imprimir e/ou enviar solicitações. Automatizar seu fluxo de trabalho significa reduzir o tempo gasto fazendo cópias para terceiros e enviando-lhes as informações, juntamente com os documentos digitalizados, eletronicamente. Ter um repositório central de dados significa que não há mais perda de tempo procurando o documento, pois ele pode ser obtido em segundos através da funcionalidade de pesquisa.

 

Pesquisar documentos e recuperar arquivos é um recurso muito apreciado quando você está lidando com uma imobiliária ou escritório de advocacia que recebe arquivos de papel pesado. Ao automatizar o processo de geração de documentos imobiliários, esses arquivos podem ser facilmente configurados para também levar assinaturas. Usar aplicativos de captura de documentos e extração de dados como o CaptureFast para ajudar no processo de geração de documentos imobiliários ajudará uma empresa a indexar e armazenar arquivos assiduamente.

 

As soluções de gerenciamento de documentos da Octacom para empresas imobiliárias convertem os documentos em papel em arquivos digitais e os armazenam com segurança na nuvem. As soluções de gerenciamento de documentos da Octacom são adequadas para qualquer modelo de negócios e integradas a qualquer sistema imobiliário, incluindo Top Producer, Propertybase, Realty Juggler e muito mais. O ECM melhora drasticamente a acessibilidade e o gerenciamento de documentos críticos, automatizando os processos de fluxo de trabalho e consolidando todos os aspectos do gerenciamento de documentos e fluxos de trabalho imobiliários em uma solução de software. Um sistema de gerenciamento de documentos é inequivocamente necessário no setor imobiliário, dada a enorme quantidade de informações que eles rastreiam e gerenciam.

 

Em vez de lidar com pilhas de papel ou uma intrincada rede de e-mails e anexos, um número crescente de profissionais do setor imobiliário está se voltando para a produção automatizada de documentos. Desde a criação de documentos digitais até o roteamento de arquivos para as partes apropriadas, todas as tarefas serão tratadas sem nenhuma entrada adicional de sua parte. Você pode adicionar uma caixa de assinatura a um formulário online ou enviar seus documentos digitais para uma solução de software de assinatura para aprovação final.

 

Digitalize documentos de grande formato e melhore a capacidade de compartilhá-los e acessá-los em toda a equipe, reduzindo os danos causados ​​pelo uso repetido de documentos físicos. O construtor de documentos converte os dados corretos no arquivo exato que você deseja, de acordo com os parâmetros que você configura. O Dotloop Mobile Document Scanner oferece uma maneira rápida e simples de digitalizar e salvar as informações diretamente no seu Loop, em vez de ter que deslizar o longo rolo da câmera.

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